Mit OpenContact ist gewährleistet, dass alle auf Vorlagen basierende Schriftstücke und Dokumente in Ihrem einheitlichen CD (Corporate Design) erscheinen und auf der jeweils aktuellsten Vorlage basieren. Als Datenbasis dienen die in Lotus Notes oder im MS-Exchange-Server / MS-Outlook gepflegten Kontakte. Weiterhin können beliebige andere Datenquellen (Access, Excel, TXT-Dateien etc.) genutzt werden.

Die Anwendung eliminiert damit zuverlässig die immer wieder auftretenden Probleme mit:

• unterschiedlichen Standorten
• verschiedenen Bearbeitern
• nicht übereinstimmendem Design der Korrespondenz
• nicht einheitlichen Adressen

OpenContact - Gesamtüberblick

Möglichkeiten der Automatisierung …

Die Dokumentenvorlagen (z.B. MS Word) werden in das Administrationsprogramm von OpenContact eingelesen. Die einzelnen Datenfelder können hier mit automatisch aktualisierbaren Werten aus einer Datenquelle (z.B. MS Outlook, Lotus Notes) oder mit festen Inhalten verknüpft werden – d. h., bestimmte Datenfelder stehen bei der Auswahl von Kontaktpersonen immer an einer bestimmten Stelle in der Dokumentenvorlage. Verwirrungen durch unterschiedliche Standorte und verschiedene Bearbeiter sind damit ausgeschlossen.

...immer auf Basis der aktuellsten Vorlage

Alle Vorlagen werden an einer zentralen Stelle verwaltet und gepflegt und von dort aus an jeden an OpenContact angeschlossenen Arbeitsplatz unternehmensweit automatisch verteilt. Nach Änderungen an dieser zentralen Stelle werden also die davon betroffenen Schriftstücke und Zuordnungen in ihrer neuen Form automatisch an allen Arbeitsplätzen aktualisiert – dadurch ist sicher gestellt, dass immer mit den aktuellsten Vorlagen gearbeitet wird.